6 частых бухгалтерских ошибок, которые могут вас разорить

Когда подключается новая компания, аутсорсинг бухгалтерии Кнопка (далее — компания), представившая данную статью, тщательно проверяет, кто и как вёл бухгалтерию до них. В каждом втором случае они находят одни и те же недочёты, из-за которых предприниматели платят лишние налоги или рискуют попасть на штрафы при проверке. Специалисты данной Компании собрали самые частые проблемы, которые встречаются у их клиентов.

 

Отчёты по старой форме

6 частых бухгалтерских ошибок, которые могут вас разорить

Каждый год появляются новые отчёты, меняются формы и сроки сдачи. За изменениями нужно следить, потому что сдать отчёт по старой форме — то же самое, что не сдать совсем. За это наказывают штрафами. Деньги обычно небольшие, но пусть лучше греют свой карман, а не чужой. Хотя, за форму Росстата штрафуют на сумму от 20 до 70 тысяч, а за повторную несдачу — до 150 тысяч рублей. Тут уже не до шуток.

У каждый десятого клиента есть хотя бы 1 отчёт по старой форме. Чаще всего это отчёты в ПФР или ФСС. Чтобы всё было красиво, у бухгалтера должен быть новый софт и подписка на профильные издания. Поэтому у Компании есть специальные ребята, которые обновляют 1С, а бухгалтеров они приучают читать налоговые новости и ходить на курсы повышения квалификации.

 

Нет базы 1С

Ляпы и недочёты допускают даже опытные бухгалтеры — в этом нет ничего страшного. Гораздо хуже, если предыдущий исполнитель не может или не хочет отдать бухгалтерскую базу. В такой ситуации приходится восстанавливать весь учёт с нуля (а это очень дорого) или мириться с его отсутствием (а это рискованно).

Причин бывает несколько:

  • Учёт ведётся в маргинальной системе (а то и вовсе в экселе), формат данных которой не совместим с общепринятой 1С. В итоге все данные приходится переносить вручную.
  • Бухгалтер ведёт пять клиентов в одной базе. Отдать данные всех клиентов не может, а разделять базы не умеет. Приходится нанимать программиста, который сделает это за 30 тысяч рублей.
  • Бухгалтер обиделся и просит заплатить за базу 1С. Клиент Компании недавно заплатил бывшему штатному буху 260 тысяч. И легко отделался, потому что восстановление стоило бы 500 тысяч.

Когда договариваетесь с исполнителем, обсудите, где он будет вести учёт, и что станет с бухгалтерской базой при расторжении договора. Если учёт ведёт фрилансер или штатный бух, храните базу у себя на сервере или просите присылать копии по окончании каждого отчётного периода. Лучше вести учёт в 1С Бухгалтерии, чтобы в будущем не было проблем с передачей базы.

Примерно 1 из 10 клиентов приходит в Компанию без бухгалтерской базы или с данными в непонятном формате. Приходится делать полное или частичное восстановление учёта.

 

Не очень бухгалтерский учёт

6 частых бухгалтерских ошибок, которые могут вас разорить

Все компании (кроме ИП на упрощёнке) обязаны вести бухучёт: учитывать имущество, активы, затраты на производство, запасы материалов, долги перед поставщиками и ещё тысячу мелочей. Все операции нужно «закрывать» документами, разносить по счетам, каждый год отчитываться в налоговую и Росстат.

Есть налоговый учёт: он гораздо проще, ведётся на основании бухгалтерского и нужен только для отчётности в налоговую. Если грубо: посмотрел доходы и расходы, сверил с закрывающими документами, сделал отчёты и отправил в налоговую.

Приходящие бухгалтеры и аутсорсеры часто ведут только налоговый учёт, считают налоги по выписке и составляют бухгалтерский баланс на глазок. На первый взгляд всё тип-топ, но при налоговой проверке всплывает отсутствие бухучёта. За нарушения в бухучёте положен штраф, а если нарушаете несколько лет подряд и занижаете налоги больше, чем на 2 миллиона — уголовка.

Примерно трети новых клиентов Компании восстанавливает бухгалтерский учёт с нуля. Это тяжёлое дело и стоит недёшево, в среднем 50–70 тысяч рублей, поэтому лучше сразу вести учёт правильно.

 

Возмещение НДС

Компании на общей системе налогообложения платят НДС — налог на добавленную стоимость. НДС включают в стоимость товаров и услуг. Сумму НДС можно уменьшить за счёт НДС, который включают в стоимость ваши поставщики. Всё немного запутано, но суть проста: вы можете уменьшить сумму налога, если ваши поставщики выставляют счета-фактуры с НДС.

Больше всего проблем встречается при возмещении НДС с предоплаты и с международных сделок. Приходящие бухи и аутсорсеры часто выкатывают возмещение НДС отдельным ценником. Предприниматель не хочет переплачивать и отказывается от дополнительной услуги, хотя потенциально может сэкономить больше.

В трёх случаях из десяти Компания находит недовозмещённый НДС. Иногда он копеечный, но часто выходят суммы больше 100 тысяч рублей. Бухгалтеры Компании всегда объясняют, что возмещать НДС — хорошо и выгодно, помогают правильно оформлять счета-фактуры и экономят клиентам деньги. 

 

Бардак в документах

6 частых бухгалтерских ошибок, которые могут вас разорить

Даже если вы ИП на УСН и ведёте только налоговый учёт, все финансовые операции нужно подкреплять документами: собирать акты, накладные, фискальные чеки, бланки строгой отчётности. Документы нужны, чтобы подтвердить доходы и расходы при налоговой проверке.

Допустим, поставщик отгрузил вам четыре тонны армянского пармезана и не выдал накладную. Через год налоговая решила проверить вашу компанию и заинтересовалась, на каком основании вы учли эти расходы. Если не сможете доказать, что деньги потратили на тот самый сыр, вам доначислят налоги с пенями. Такой сюрприз может приключиться в течение трёх лет с момента сделки — именно столько по закону нужно хранить документы.

Бардак в документах встречается примерно у половины новых клиентов Компании, особенно если бухгалтерию вёл фрилансер на удалёнке. Специалисты Компании помогают прибраться в бумажках, сканируют и бережно хранят все документы. Если каких-то доков не хватает, их можно запросить у контрагентов — с этим они тоже помогают.

 

Учёт сотрудников на коленке 

6 частых бухгалтерских ошибок, которые могут вас разорить

Кадровый учёт и зарплатные налоги — отдельная область бухгалтерии, притом достаточно объёмная. Вы наверняка заметили, что сотрудники болеют, ходят в отпуск, рожают, просят премии и отгулы. Современное законодательство вообще трепетно относится к комфорту работника. Не то что в старые добрые времена крепостного права.

Сотрудников нужно правильно трудоустраивать, увольнять, начислять им декретные, больничные и правильно считать налоги на эти выплаты. Часто при расчёте больничных бухгалтер не учитывает премии, выплаченные в текущем периоде. Из-за этого сотрудник получает меньше денег, а предприниматель — штрафы из трудовой инспекции. К тому же, больничные и декретные можно возместить из Соцстраха. Сотрудник будет доволен, а вы ничего не потеряете.

Аутсорсеры и приходящие бухи часто экономят время на кадровых делах. У каждого второго клиента Компания находит пару сотрудников, по которым можно возместить деньги из ФСС. Учётом сотрудников в Компании занимаются отдельные бухгалтеры по зарплате. Они следят, чтобы всё было правильно и выгодно.

У 80% новых клиентов Компании есть недочёты в учёте за прошлые годы. Иногда на них можно закрыть глаза, но чаще приходится устранять самостоятельно или уговаривать бывшего бухгалтера. Бухгалтеры Компании стараются вести учёт аккуратно, помогают восстанавливать предыдущие периоды и отдают чистые базы 1С при расторжении договора.

Есть тысяча способов сэкономить на бухгалтерском обслуживании: найти фрилансера или недорогого аутсорсера за пару тысяч в месяц, поручить учёт жене или соседской дочери с экономфака. Но если у вас серьёзный бизнес, экономия на налогах быстро окупит деньги, которые вы заплатите надёжному и опытному исполнителю. 

 

Статья предоставлена сервисом для предпринимателей Кнопка 

 

 

Написать жалобу
Написать жалобу в Министерство инвестиций и инноваций Московской области
Задать вопрос
Задать вопрос Карисаловой Надежде Афиногеновне, заместителю министра инвестиций и инноваций Московской области